5 tips para estar preparado para VeriFactu

La facturación electrónica está viviendo una transformación decisiva con la llegada de VeriFactu, el nuevo sistema de control de facturación impulsado por la Agencia Tributaria. Su objetivo es garantizar la integridad, trazabilidad y veracidad de las facturas emitidas por autónomos y empresas, contribuyendo a reducir el fraude y a modernizar la gestión contable.

Aunque su implantación aún no es obligatoria para todos, prepararse con antelación puede marcar la diferencia entre una transición ordenada y un proceso lleno de complicaciones.

¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es un sistema de facturación electrónica promovido por la Agencia Tributaria (AEAT) que obliga a los programas de facturación a generar registros de facturación verificables y a enviarlos al sistema de la AEAT.

En la práctica, esto significa que cada factura emitida deberá ir acompañada de un registro informático con firma digital que garantice que los datos no han sido modificados. Además, los programas certificados como “sistemas VeriFactu” deberán cumplir una serie de requisitos técnicos recogidos en el Reglamento de Certificación de Software de Facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023.

Su implantación afectará a autónomos, pymes y grandes empresas, y está pensada para que la Agencia Tributaria pueda recibir información casi en tiempo real sobre las operaciones facturadas.

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1. Revisa si tu software de facturación cumple los requisitos VeriFactu

El primer paso para prepararte es verificar que tu programa de facturación se ajusta al nuevo marco legal. No todos los softwares actuales cumplen los requisitos técnicos que establece la normativa.

El sistema VeriFactu exige que el software sea capaz de:

Generar un registro de cada factura con un identificador único e inalterable.
Firmar electrónicamente cada registro para garantizar su autenticidad.
Enviar los registros a la AEAT (en el caso de software VeriFactu propiamente dicho) o almacenarlos de forma segura si se trata de un sistema que aún no remite la información automáticamente.
Evitar cualquier modificación posterior de las facturas emitidas.

Si tu herramienta actual no cumple estos requisitos, deberás actualizarla o migrar a un software compatible con VeriFactu, como FinanEDI, que ya está adaptado a la nueva normativa y permite gestionar la facturación electrónica de forma sencilla y gratuita.

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2. Digitaliza todos tus procesos de facturación

VeriFactu no solo supone un cambio técnico, sino también una oportunidad para digitalizar por completo la gestión administrativa.
Aprovecha este proceso para revisar cómo generas, envías y archivas tus facturas.

Algunas recomendaciones prácticas:

Emite todas las facturas en formato electrónico, incluso antes de que sea obligatorio.
Automatiza el envío y la contabilización, integrando la facturación con tus sistemas contables o con un programa de gestión como FinanEDI.
Elimina el papel: la normativa de VeriFactu busca precisamente que todos los procesos sean digitales, auditables y trazables.

Digitalizar no solo te ayudará a cumplir la ley, sino que ahorrarás tiempo, evitarás errores y tendrás un mayor control financiero de tu negocio.

3. Mantén actualizados tus datos fiscales y los de tus clientes

Uno de los aspectos más importantes en la implantación de VeriFactu será la calidad de los datos.
El sistema verificará la información que figura en las facturas, por lo que errores en los NIF, direcciones o tipos de IVA pueden derivar en problemas con Hacienda o incluso en sanciones.

Antes de la llegada de VeriFactu:

Revisa tus datos fiscales (razón social, NIF, domicilio, epígrafe del IAE).
Actualiza tu base de clientes y proveedores, asegurándote de que toda la información esté correctamente registrada.
Verifica los tipos de IVA y retenciones aplicables a cada operación.

Una buena práctica es configurar plantillas de facturación automáticas en tu programa, con los datos correctos de cada cliente, para evitar errores humanos en la emisión.

4. Forma a tu equipo o familiarízate con el nuevo sistema

Aunque VeriFactu será un cambio principalmente tecnológico, también exigirá adaptación por parte de las personas que gestionan la facturación.
Por eso, es clave formar a tu equipo administrativo o contable en los nuevos procedimientos.

Algunas acciones recomendadas:

Participa en webinars o formaciones sobre la implantación de VeriFactu.
Consulta las guías publicadas por la Agencia Tributaria para entender cómo se generan los registros.
Si trabajas con asesores externos, asegúrate de que ellos también estén preparados.
Familiarízate con el entorno del software VeriFactu que vayas a utilizar, probando sus funciones antes de la entrada en vigor obligatoria.

Una transición ordenada reduce el riesgo de errores y evita posibles sanciones. Cuanto más conozcas el sistema, más fácil será incorporarlo en tu día a día.

5. Aprovecha la transición para mejorar tu control financiero

VeriFactu no solo cambia la forma en que se emiten las facturas: puede ser el impulso que tu empresa necesitaba para mejorar su gestión financiera.
Al centralizar y automatizar los procesos, tendrás una visión más clara de la liquidez, los cobros y los gastos.

Usar un programa adaptado a VeriFactu te permitirá:

Controlar en tiempo real las facturas emitidas y pendientes de cobro.
Reducir errores contables al integrar automáticamente la información.
Mejorar la planificación financiera, ya que dispondrás de datos precisos y actualizados.

En el caso de FinanEDI, además, puedes combinar la facturación electrónica con herramientas de contabilidad, conciliación y financiación empresarial, todo en un mismo entorno.

¿Cuándo será obligatorio VeriFactu?

El calendario de implantación aún está en desarrollo, pero se espera que el sistema VeriFactu sea obligatorio a partir de 2025 para determinados sectores y que en 2026 se extienda a la mayoría de pymes y autónomos.

Prepararse con tiempo te permitirá evitar prisas, adaptar tus sistemas de forma gradual y garantizar el cumplimiento normativo desde el primer día.

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FinanEDI es la solución en la nube gratuita que permite automatizar y optimizar los procesos financieros, contables y administrativos de tu negocio.

La llegada de VeriFactu marca un antes y un después en la relación entre empresas, autónomos y la Agencia Tributaria. Más que una obligación, es una oportunidad para modernizar la gestión de tu negocio, ganar eficiencia y reducir riesgos fiscales.

Si sigues estos cinco consejos —verificar tu software, digitalizar procesos, mantener datos actualizados, formarte y aprovechar la transición para optimizar tu gestión— estarás completamente preparado para afrontar este cambio con éxito.

Preguntas frecuentes sobre VeriFactu

¿Qué significa que un software sea compatible con VeriFactu?

Un software compatible con VeriFactu es aquel que cumple los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria para generar, firmar y enviar registros de facturación. Esto garantiza que las facturas sean íntegras, verificables y no modificables. Programas como FinanEDI ya están adaptados para cumplir con esta normativa.

¿Cuándo será obligatorio utilizar VeriFactu?

Aunque la normativa ya está aprobada, su implantación será progresiva. Se espera que durante 2025 comience la obligatoriedad para ciertos colectivos y que a lo largo de 2026 se extienda a todas las pymes y autónomos. Prepararse con antelación es clave para evitar interrupciones en la facturación.

¿VeriFactu sustituye a la factura electrónica?

No exactamente. VeriFactu es un sistema complementario a la factura electrónica, centrado en garantizar la trazabilidad y veracidad de los datos de facturación. Las facturas seguirán generándose en formato electrónico, pero con un registro adicional validado por la AEAT.

¿Puedo seguir usando mi programa actual de facturación?

Solo si tu software cumple con las especificaciones de VeriFactu. De lo contrario, deberás actualizarlo o migrar a uno certificado. Elegir un programa preparado, como FinanEDI, te permitirá emitir facturas conforme a la normativa sin complicaciones ni costes adicionales.

¿Qué ventajas aporta VeriFactu a los autónomos y pymes?

Además de cumplir con la ley, VeriFactu ofrece mayor control y seguridad sobre la facturación, reduce el riesgo de errores y mejora la relación con Hacienda. También facilita la automatización contable y permite tener información financiera más fiable en tiempo real, ideal para tomar decisiones empresariales más precisas.