La factura es mucho más que un simple documento: es la base de la contabilidad de tu negocio, el justificante de tus operaciones comerciales y la referencia que Hacienda utilizará para comprobar que cumples con tus obligaciones fiscales.
Pero no todas las facturas son iguales. Existen diferentes tipos, cada una con características propias y situaciones concretas en las que se deben utilizar.
1. Factura ordinaria
Es el tipo de factura más común y utilizada en el día a día de cualquier negocio.
¿Qué es la factura ordinaria?
Una factura ordinaria refleja una operación de compraventa de bienes o servicios e incluye todos los datos obligatorios: identificación del emisor y receptor, descripción del producto o servicio, base imponible, impuestos (IVA, IRPF si procede) y total a pagar.
¿Cuándo se utiliza la factura ordinaria?
En cualquier operación habitual de compraventa entre empresas, autónomos o clientes finales.
Cuando se realiza una venta nacional, intracomunitaria o exportación (aunque con reglas fiscales distintas).
📄 Ejemplo: Un diseñador gráfico emite una factura ordinaria a su cliente por un trabajo realizado.
2. Factura simplificada
La evolución del antiguo ticket.
¿Qué es la factura simplificada?
Una factura simplificada contiene menos información que la ordinaria. No exige detallar los datos completos del cliente, aunque sí debe incluir el desglose del IVA.
¿Cuándo se utiliza la factura simplificada?
Para operaciones de importe inferior a 400 € IVA incluido.
En determinados casos, hasta 3.000 € (hostelería, transporte, aparcamientos, peluquerías, discotecas, autopistas, etc.).
📄 Ejemplo: El recibo que te entregan en un restaurante o una peluquería es una factura simplificada.
3. Factura rectificativa
Sirve para corregir errores en una factura ya emitida.
¿Qué es la factura rectificativa?
Una factura que sustituye total o parcialmente a otra anterior con algún error (importe incorrecto, datos mal consignados, devolución de productos, descuentos no aplicados, etc.).
¿Cuándo se utiliza la factura rectificativa?
Para anular una factura emitida por error.
Para modificar la base imponible o los impuestos.
Para registrar devoluciones o incidencias.
📄 Ejemplo: Emitiste una factura por 1.000 € cuando en realidad eran 900 €. Debes emitir una factura rectificativa para corregirlo.
4. Factura proforma
Aunque no tiene validez contable ni fiscal, se utiliza con mucha frecuencia.
¿Qué es la factura proforma?
Un documento informativo que refleja las condiciones de una operación, pero que no equivale a una factura oficial. Es más parecido a un presupuesto.
¿Cuándo se utiliza la factura oproforma?
Para enviar una oferta comercial al cliente.
Como documento previo en operaciones internacionales para trámites aduaneros.
Antes de cerrar un acuerdo de compraventa.
📄 Ejemplo: Una empresa exportadora envía una factura proforma a su cliente extranjero para que este tramite una licencia de importación.
5. Factura recapitulativa
Agrupa varias operaciones en un único documento.
¿Qué es la factura recapitulativa?
Una factura que engloba diferentes ventas o servicios realizados a un mismo cliente dentro de un período determinado (normalmente un mes).
¿Cuándo se utiliza la factura recapitulativa?
Cuando un negocio emite muchas facturas pequeñas a un mismo cliente.
Para simplificar la contabilidad y evitar emitir facturas diarias.
📄 Ejemplo: Una empresa de transporte que trabaja todas las semanas con un mismo cliente puede emitir una factura recapitulativa mensual en lugar de varias facturas individuales.
6. Factura intracomunitaria
Especial para operaciones dentro de la Unión Europea.
¿Qué es la factura intracomunitaria?
Una factura emitida cuando el emisor y el cliente pertenecen a países distintos de la UE, siempre que ambos estén dados de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) y tengan número de IVA intracomunitario.
¿Cuándo se utiliza la factura intracomunitaria?
En ventas de bienes o servicios a empresas de otros Estados miembros de la UE.
Con régimen de inversión del sujeto pasivo (no se repercute IVA en la factura).
📄 Ejemplo: Una empresa española que vende productos a otra empresa en Francia emite una factura intracomunitaria sin IVA, indicando el número de IVA de ambos.
7. Factura exportación
Pensada para operaciones fuera de la Unión Europea.
¿Qué es la factura de exportación?
Factura que documenta una compraventa internacional con destino a países terceros (fuera de la UE). Normalmente exenta de IVA, aunque debe cumplir con requisitos aduaneros.
¿Cuándo se utiliza la factura de exportación?
En ventas de bienes o servicios a clientes fuera de la UE.
Para trámites aduaneros y fiscales en la operación de exportación.
📄 Ejemplo: Una empresa española que vende maquinaria a un cliente en México emite una factura de exportación.
8. Otros tipos de factura menos frecuentes
Además de las anteriores, existen documentos específicos que también pueden considerarse facturas en determinados contextos:
Factura consular: exigida en algunos países para importar mercancías, visada por el consulado del país de destino.
De anticipo: cuando el cliente realiza un pago previo a la entrega del bien o servicio.
Factura de autoconsumo: cuando la empresa destina productos o servicios a su propio uso.
Diferencias clave entre los principales tipos de factura
| Tipo de factura | Validez fiscal | Cuándo se usa | Ejemplo práctico |
|---|---|---|---|
| Ordinaria | ✅ | Operaciones habituales de venta de bienes o servicios | Venta de un servicio de consultoría |
| Simplificada | ✅ | Ventas menores a 400 € o sectores específicos | Ticket en un restaurante |
| Rectificativa | ✅ | Corrección de errores o devoluciones | Corregir una factura con importe erróneo |
| Proforma | ❌ | Presupuesto o documento previo | Oferta comercial internacional |
| Recapitulativa | ✅ | Varias operaciones con un mismo cliente | Factura mensual de transporte |
| Electrónica | ✅ | Relación con Administración Pública y empresas | Factura en FACe |
| Intracomunitaria | ✅ | Ventas dentro de la UE entre empresas | Venta a Francia sin IVA |
| Exportación | ✅ | Ventas fuera de la UE | Venta de maquinaria a México |
Conocer los tipos de facturas que existen y sus diferencias es fundamental para evitar errores, cumplir con la normativa y llevar una contabilidad clara y ordenada.
En la práctica, las más habituales son la factura ordinaria, la simplificada y la rectificativa, pero dependiendo de tu negocio es muy probable que necesites usar también facturas electrónicas, intracomunitarias o incluso de exportación.
Dominar estas diferencias te permitirá facturar con seguridad y dar a tu negocio una imagen profesional, además de ahorrarte problemas con Hacienda.
Preguntas frecuentes
Cuál es la diferencia principal entre una factura ordinaria y una simplificada?
La factura ordinaria requiere todos los datos del cliente y desglose completo de impuestos, mientras que la simplificada se usa para importes bajos y no siempre requiere los datos completos del receptor.
¿Cuándo debo emitir una factura rectificativa?
Se emite siempre que haya un error en una factura ya emitida, como un importe incorrecto, devolución de productos o descuentos no aplicados.
¿Es obligatorio emitir facturas electrónicas?
Sí, para las operaciones con la Administración Pública y, cada vez más, para negocios entre empresas y autónomos, especialmente desde la entrada de Verifactu.
¿Qué es una factura intracomunitaria y cómo funciona el IVA?
Se utiliza en ventas entre empresas de distintos países de la UE. Normalmente no se aplica IVA en la factura, ya que el cliente es quien lo autoliquida en su país.
¿Puedo usar una factura proforma como justificante contable?
No, la factura proforma solo sirve como documento informativo o presupuesto; no tiene validez fiscal ni contable.
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