Carga masiva de facturas en FinanEDI

La carga masiva de facturas es una herramienta esencial para empresas que manejan grandes volúmenes de facturación. En lugar de ingresar facturas manualmente una por una, FinanEDI permite importar múltiples facturas de una sola vez mediante un archivo Excel, agilizando el proceso y garantizando una mayor precisión.

1. Acceso a la funcionalidad de carga masiva

Para acceder a esta funcionalidad, sigue estos pasos:

Desde el menú lateral, selecciona la opción Importar y luego Facturas.
Elige el formato Excel para la importación.

ℹ️ Alternativa: puedes navegar a Documentos -> Facturas -> Importar -> Excel.

2. Proceso de importación del excel

2.1 Descarga y preparación de la plantilla

Primero, descarga la plantilla de Excel proporcionada por FinanEDI.

Esta plantilla contiene las columnas mínimas necesarias para la importación. Es crucial no eliminar ninguna de estas columnas, ya que son esenciales para que la importación funcione correctamente. Adicionalmente, puedes añadir más columnas según tus necesidades específicas.

Ejemplo Práctico

Imaginemos que tienes tres facturas para importar (A-0001, A-0002, A-0003)

En el Excel, cada línea representa un concepto diferente de una factura. Si varias líneas comparten el mismo número de factura, FinanEDI las agrupará como una sola factura con múltiples conceptos.

ℹ️ Consideraciones Importantes

Formato de fecha: Debe ser día/mes/año con barras (DD/MM/AAAA).
Detalles de conceptos: Puedes optar por agregar todos los conceptos de una factura o simplemente una línea con el importe total. El resultado será el mismo, aunque el detalle variará.
Columnas adicionales: Si decides agregar más columnas, deberás mapearlas correctamente en el sistema.

2.2 Subir la plantilla a FinanEDI

Una vez que hayas preparado tu archivo Excel, procede a cargar el documento en la plataforma siguiendo las instrucciones proporcionadas.

3. Mapeo de Columnas

Es momento de mapear las columnas. Este proceso consiste en indicar a través de desplegables el significado de cada columna en el Excel. Las columnas predefinidas en la plantilla estarán seleccionadas automáticamente. Para columnas adicionales, debes especificar su propósito manualmente.

Obligaciones en el mapeo

Columnas marcadas con un asterisco rojo (*) son obligatorias. Asegúrate de completarlas correctamente para evitar errores en la importación.

4. Proceso de importación

Después de configurar el mapeo de las columnas, simplemente haz clic en el botón “Importar”. FinanEDI procesará el archivo y cargará las facturas en el sistema.

Beneficios de la carga masiva de facturas

Ahorro de tiempo

La importación masiva permite procesar cientos de facturas en minutos, comparado con la entrada manual que puede llevar horas o incluso días.

Reducción de errores

La automatización minimiza la posibilidad de errores humanos, asegurando que los datos sean precisos y consistentes.

Flexibilidad y escalabilidad

La capacidad de agregar columnas y personalizar la plantilla según las necesidades específicas de tu empresa ofrece una gran flexibilidad. Esto es especialmente útil para empresas en crecimiento que manejan un volumen creciente de transacciones