Errores comunes al emitir facturas electrónicas y cómo evitarlos

La factura electrónica se ha convertido en un pilar fundamental de la gestión empresarial moderna, especialmente con la llegada de la normativa Verifactu y la futura obligatoriedad en España para autónomos y pymes. Aunque esta transición ofrece ventajas como el ahorro de tiempo, la reducción de errores y una mayor trazabilidad, también implica nuevos retos.

1. No cumplir con los requisitos legales mínimos

Uno de los errores más habituales es emitir facturas incompletas o con formatos no válidos. La legislación española exige que toda factura electrónica contenga ciertos campos obligatorios, como:

Número y serie de la factura
Fecha de emisión
Datos del emisor y del receptor
Descripción detallada de los bienes o servicios
Tipo impositivo y cuota de IVA
Importe total
Forma de pago

Con la nueva normativa Verifactu, se añade el envío automático de los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Por tanto, es más importante que nunca emitir facturas correctamente estructuradas.

🔔 Cómo evitarlo: Utiliza un programa de facturación homologado que te asegure el cumplimiento normativo, como FinanEDI, que ya está preparado para Verifactu.

2. Errores en el CIF/NIF del cliente o proveedor

Un simple error tipográfico en el NIF puede invalidar la factura o generar problemas ante Hacienda. También es común confundir el NIF de personas físicas con el de empresas (CIF), especialmente si trabajas con clientes de distintas figuras jurídicas.

🔔 Cómo evitarlo: Verifica siempre los datos fiscales del cliente antes de emitir la factura. Las herramientas de facturación conectadas con bases de datos públicas, como el censo de la AEAT, permiten validar automáticamente esta información.

3. Emitir facturas duplicadas o con numeración incorrecta

Toda factura debe seguir una serie y numeración correlativa. Saltarse esta regla, repetir números o cambiar de serie sin justificación puede levantar sospechas en caso de inspección fiscal.

🔔 Cómo evitarlo: Deja que tu software de facturación se encargue de la numeración automática. Además, si utilizas diferentes series (por ejemplo, para clientes nacionales e internacionales), deja constancia de ello en tu libro de facturas.

4. No conservar las facturas electrónicas de forma adecuada

Muchas empresas no almacenan correctamente sus facturas electrónicas o confían en simples archivos PDF en carpetas locales. Sin embargo, la ley exige conservar las facturas durante al menos 4 años y garantizar su integridad, autenticidad y accesibilidad.

🔔 Cómo evitarlo: Almacena tus facturas en un entorno seguro y en la nube, preferiblemente en un programa con copias de seguridad automáticas y trazabilidad de accesos. Esto no solo asegura el cumplimiento, sino que facilita cualquier auditoría o revisión futura.

5. No informar a Hacienda en tiempo real (Verifactu)

Con la entrada en vigor de Verifactu, las empresas que utilicen software de facturación deben tener la opción de enviar los registros en tiempo real a la Agencia Tributaria. No hacerlo o no ofrecer esta funcionalidad puede suponer sanciones a medio plazo.

🔔 Cómo evitarlo: Comprueba si tu programa de facturación incluye el sello Verifactu o está preparado para enviar registros de forma voluntaria a Hacienda. Aunque aún no sea obligatorio para todos, es recomendable adoptar este sistema cuanto antes.

6. Errores de cálculo del IVA o del IRPF

Aunque muchos creen que el software siempre calcula bien los impuestos, hay casos en los que configuraciones incorrectas del tipo impositivo, la falta de distinción entre actividades exentas o no sujetas, o el mal uso de retenciones puede generar errores.

🔔 Cómo evitarlo: Configura adecuadamente tu actividad económica, revisa los tipos impositivos aplicables y asegúrate de aplicar correctamente el IVA y/o el IRPF en cada operación. Un buen programa de facturación permite automatizar esto según la actividad del autónomo o pyme.

7. No emitir la factura en el plazo legal

Otro error común es emitir la factura fuera de plazo. Por norma general, debes emitirla antes del día 16 del mes siguiente al que se haya producido la operación.

🔔 Cómo evitarlo: No dejes la facturación para el final. Automatizar la generación de facturas tras cada venta o prestación de servicios ayuda a cumplir siempre con los plazos.

8. Emitir facturas a clientes extranjeros sin tener en cuenta la normativa

Facturar a clientes fuera de España implica tener en cuenta reglas distintas de IVA, el inverso del sujeto pasivo y la obligación (o no) de registrar las operaciones en modelos como el 349.

🔔 Cómo evitarlo: Consulta la normativa fiscal aplicable a cada país de destino y configura correctamente tu software para operaciones intracomunitarias o internacionales.

Herramientas para impulsar
tu negocio

FinanEDI es la solución en la nube gratuita que permite automatizar y optimizar los procesos financieros, contables y administrativos de tu negocio.

La factura electrónica no es solo una obligación, sino también una oportunidad para mejorar la gestión y el control financiero de tu empresa. Evitar los errores comunes al emitir facturas electrónicas es clave para garantizar el cumplimiento legal, evitar sanciones y ahorrar tiempo en la gestión contable.

Contar con un software como FinanEDI, que automatiza y valida estos procesos, es la mejor forma de prevenir problemas y asegurar una facturación eficiente, especialmente en un entorno cada vez más digitalizado y fiscalmente exigente.

Preguntas frecuentes sobre errores en la factura electrónica

¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya emitida?

Debes emitir una factura rectificativa, nunca borrar la factura original. Esto garantiza la trazabilidad legal y contable.

¿Es legal enviar facturas en PDF por correo electrónico?

Sí, siempre que cumplan con los requisitos legales y estén correctamente almacenadas y firmadas digitalmente si corresponde.

¿Puedo emitir una factura electrónica sin firma digital?

En la mayoría de los casos, sí. No es obligatorio que las facturas electrónicas estén firmadas digitalmente, salvo en sectores o contratos específicos con la Administración Pública.

¿Cómo sé si mi software cumple con Verifactu?

Debe incorporar un sello o declaración de conformidad con la ley antifraude. También debe permitir el envío voluntario de registros a la AEAT.

¿Qué sanciones puede haber por facturación incorrecta?

Desde multas de 150 euros por error leve hasta sanciones graves si se considera una infracción tributaria. La prevención y el uso de un buen software es clave.