La facturación es una de las tareas más importantes en la gestión de cualquier autónomo o pyme. No solo sirve para llevar un control de los ingresos y gastos del negocio, sino que también tiene implicaciones legales y fiscales. Un error, por pequeño que parezca, puede derivar en sanciones por parte de la Agencia Tributaria.
1. Emitir facturas con datos incorrectos o incompletos
El error: Omisiones o errores en datos básicos como el nombre o razón social del cliente, el NIF/CIF, la fecha, el número de factura o el concepto de la operación.
Por qué es un problema: La factura puede considerarse no válida a efectos fiscales. Si Hacienda detecta varias facturas con datos erróneos, podrías enfrentarte a sanciones de hasta 150 € por cada una, según el artículo 201 de la Ley General Tributaria.
Cómo evitarlo:
Usa un programa de facturación que rellene automáticamente los datos recurrentes de tus clientes.
Revisa siempre que los datos estén actualizados antes de emitir una factura.
Incluye todos los campos obligatorios: número correlativo, fecha, datos fiscales, base imponible, tipo impositivo, total, etc.
2. Numeración incorrecta o duplicada
El error: Saltarse números en la secuencia de facturas o repetir la numeración.
Por qué es un problema: Hacienda exige que las facturas sigan una numeración correlativa. Saltos o duplicidades pueden interpretarse como manipulación de ingresos.
Cómo evitarlo:
Usa series de facturación diferentes si trabajas con varios tipos de clientes o negocios (por ejemplo, una serie para ventas nacionales y otra para exportaciones).
Automatiza la numeración con un software como FinanEDI para garantizar que no haya errores.
3. No aplicar correctamente el IVA
El error: Aplicar un tipo de IVA incorrecto, no desglosarlo en la factura o no incluirlo cuando corresponde.
Por qué es un problema: Podrías estar pagando menos (o más) IVA del que corresponde, lo que se traduce en problemas en tus declaraciones trimestrales (modelo 303) y posibles sanciones.
Cómo evitarlo:
Conoce los tipos de IVA aplicables a tu actividad (21 %, 10 % o 4 %).
Infórmate si estás exento o no según el tipo de operación (por ejemplo, formación reglada está exenta).
Deja que tu programa de facturación calcule automáticamente el IVA para cada producto o servicio.
4. No emitir factura cuando es obligatorio
El error: No emitir factura por ciertas operaciones, sobre todo en pagos en efectivo, ventas menores o trabajos puntuales.
Por qué es un problema: Todas las operaciones con clientes empresarios o profesionales deben ir acompañadas de factura. No hacerlo puede interpretarse como economía sumergida y acarrear sanciones graves.
Cómo evitarlo:
Emite siempre factura si tu cliente te lo pide o si es otra empresa o autónomo.
Utiliza una app o sistema que te permita generar facturas fácilmente desde el móvil, incluso en desplazamientos.
5. Hacer facturas “a mano” o en plantillas mal adaptadas
El error: Usar Excel o Word sin control de errores ni numeración automática, lo que puede generar incoherencias o documentos no válidos.
Por qué es un problema: Las facturas deben cumplir con una serie de requisitos legales y estar bien conservadas durante al menos 4 años. Un error de formato o pérdida de archivos puede complicarte una inspección.
Cómo evitarlo:
Pásate a un software de facturación homologado y actualizado según la normativa vigente.
Asegúrate de que puedes exportar tus facturas en formatos compatibles con Hacienda (PDF, XML si aplica).
6. No conservar las facturas correctamente
El error: No guardar copias de las facturas emitidas y recibidas, o no hacerlo durante el tiempo exigido por ley.
Por qué es un problema: Estás obligado a conservar las facturas durante un mínimo de 4 años. En una inspección, si no puedes presentarlas, puedes recibir sanciones por obstrucción a la labor inspectora.
Cómo evitarlo:
Utiliza un programa que almacene tus facturas en la nube de forma segura.
Haz copias de seguridad periódicas, especialmente si trabajas con archivos locales.
7. Emitir facturas fuera de plazo
El error: Emitir una factura semanas o incluso meses después de haber prestado el servicio.
Por qué es un problema: La ley obliga a emitir las facturas en el momento de realizar la operación o, como máximo, antes del día 16 del mes siguiente. Facturar fuera de plazo puede conllevar recargos en tus autoliquidaciones o problemas legales.
Cómo evitarlo:
Lleva un calendario de facturación.
Automatiza los avisos para emitir facturas periódicas.
Usa software con recordatorios de facturación vencida.
¿Qué consecuencias tienen estos errores?
Dependiendo de la gravedad, las sanciones por errores de facturación pueden ir desde los 150 € por factura incorrecta hasta multas que superan los 10.000 € en caso de fraude o reincidencia. Además, pueden derivar en revisiones fiscales más profundas, pérdida de confianza de los clientes y problemas de liquidez si no cobras correctamente.
¿Cómo puedes evitar errores en tu facturación?
Digitaliza tu facturación. El uso de herramientas como FinanEDI te permite automatizar procesos, minimizar errores y mantener toda tu información fiscal organizada y al día.
Mantente actualizado. La normativa cambia con frecuencia. Suscríbete a blogs especializados para estar al tanto de las novedades fiscales.
Revisa antes de enviar. Dedica un momento a revisar tus facturas antes de enviarlas. Un pequeño repaso puede ahorrarte muchos problemas.
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tu negocio
FinanEDI es la solución en la nube gratuita que permite automatizar y optimizar los procesos financieros, contables y administrativos de tu negocio.
La facturación es mucho más que enviar documentos: es una parte clave de la salud financiera y legal de tu negocio. Evitar errores comunes no solo te protege frente a sanciones, sino que también te permite proyectar una imagen profesional y organizada ante tus clientes y la administración.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya enviada?
Si has cometido un error en una factura ya enviada (importe, datos fiscales, IVA, etc.), deberías emitir una factura rectificativa lo antes posible. Esta reemplaza o corrige a la anterior y es completamente válida legalmente.
¿Es legal hacer facturas en Excel o Word?
Sí, pero no es recomendable. Estas herramientas no garantizan el cumplimiento de todos los requisitos legales (numeración correlativa, conservación segura, cálculo automático de impuestos) y facilitan los errores. Usar un software de facturación como FinanEDI te asegura cumplir la normativa.
¿Qué sanciones puede imponer Hacienda por errores en facturas?
Depende del error. Por ejemplo:
150 € por cada factura con datos incorrectos.
Hasta el 1% del importe de las operaciones no declaradas.
Multas mayores en caso de fraude, reincidencia o ocultación de ingresos.
¿Cuánto tiempo debo guardar mis facturas?
Estás obligado a conservar tus facturas durante un mínimo de 4 años desde la fecha de emisión o presentación de impuestos relacionados. En algunos casos (como bienes de inversión), el plazo puede ampliarse.
¿Tengo que hacer factura por cada venta si soy autónomo?
Sí, si vendes a empresas, profesionales o si tu cliente te lo solicita. En ventas a particulares puedes emitir un ticket o justificante, salvo que la operación esté sujeta a facturación obligatoria según la ley.
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