La factura electrónica ya no es el futuro: es el presente obligatorio para autónomos y pymes en España. Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, todas las empresas deberán emitir y recibir facturas electrónicas en sus operaciones B2B (entre empresas y profesionales).
Pero ¿sabes realmente qué debe incluir una factura electrónica para ser válida ante la Agencia Tributaria? En este artículo te explicamos los requisitos legales, los datos obligatorios y los formatos reconocidos, además de algunos consejos prácticos para emitir facturas electrónicas sin complicaciones.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura en papel y acredita una operación comercial entre emisor y receptor. Tiene el mismo valor legal y fiscal que una factura tradicional, siempre que cumpla con los requisitos exigidos por la normativa española.
En esencia, la diferencia está en el formato y la transmisión: la factura electrónica se emite, envía, recibe y conserva por medios electrónicos, lo que agiliza la gestión, reduce errores y permite un control más exhaustivo por parte de Hacienda.
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Marco legal de la factura electrónica en España
Actualmente, el marco normativo se apoya en tres pilares principales:
Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, que introdujo la obligatoriedad de la factura electrónica en contratos con la Administración Pública.
Real Decreto 1619/2012, que regula los requisitos de facturación, tanto en papel como electrónicas.
Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece), que amplía la obligatoriedad de la factura electrónica a todas las operaciones entre empresas y autónomos (B2B).
La Ley Crea y Crece marca un antes y un después, ya que busca reducir la morosidad y digitalizar la relación comercial entre empresas.
📅 Plazos de aplicación previstos:
Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: 1 año después de la aprobación del reglamento técnico.
Resto de empresas y autónomos: 2 años después.
Qué debe incluir una factura electrónica según la ley
Para que una factura electrónica sea válida ante la Agencia Tributaria, debe contener la misma información obligatoria que una factura en papel, más algunos requisitos técnicos específicos.
Datos obligatorios
Según el Real Decreto 1619/2012, toda factura (electrónica o no) debe incluir:
Número y serie de factura.
Debe ser correlativo y seguir una secuencia lógica. No puede haber saltos o duplicados.Fecha de expedición.
El día en que se emite la factura.Datos del emisor y del receptor.
Nombre o razón social.
NIF o CIF.
Domicilio fiscal.
Descripción detallada de los bienes o servicios.
Incluyendo cantidad, precio unitario, descuentos y tipo de IVA aplicado.Tipo impositivo y cuota de IVA.
Debe indicarse el porcentaje aplicado (21 %, 10 % o 4 %) y el importe resultante.Importe total a pagar.
Incluyendo impuestos y cualquier recargo o retención.Fecha de la operación, si es distinta a la de expedición.
En su caso, mención de operaciones exentas o sujetas a regímenes especiales.
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Requisitos específicos de la factura electrónica
Además de los datos generales, una factura electrónica debe cumplir condiciones técnicas adicionales para garantizar su autenticidad y validez legal:
Autenticidad del origen
Debe garantizarse que el emisor de la factura es quien dice ser.
Esto puede lograrse mediante:
Firma electrónica avanzada o certificado digital.
Intercambio electrónico de datos (EDI) en condiciones de seguridad.
Sistemas de control interno de gestión que garanticen trazabilidad (como los de los programas VeriFactu).
Integridad del contenido
Se debe asegurar que los datos de la factura no han sido alterados tras su emisión. Esto se logra mediante sistemas de sellado o firma digital.
Legibilidad
La factura debe ser legible para cualquier persona, aunque esté en formato electrónico.
Por eso, además del archivo estructurado (como XML o Facturae), se suele acompañar de una representación visual en PDF.
Conservación
Las facturas electrónicas deben guardarse durante al menos 4 años, en un formato que permita su consulta, descarga e impresión. El archivo debe conservar tanto su formato original como su firma digital.
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Formatos válidos de factura electrónica
En España, el formato oficial y más extendido es el Facturae, un estándar XML impulsado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
Extensión:
.xsigo.xmlCompatible con la plataforma pública FACe, usada para facturar a las Administraciones.
Otros formatos estructurados válidos pueden emplearse en el ámbito privado, siempre que cumplan las condiciones de autenticidad, integridad y legibilidad.
Diferencias entre factura electrónica estructurada y no estructurada
Factura electrónica estructurada: se emite en un formato estándar (como Facturae o XML), que puede ser procesado automáticamente por programas de contabilidad o ERP.
Factura electrónica no estructurada: se envía en PDF o imagen, sin estructura de datos interna.
Aunque legalmente válida, no cumple con los nuevos requisitos de interoperabilidad y automatización.
Ventajas de cumplir con la ley de factura electrónica
Adoptar la factura electrónica no solo es una obligación, sino una oportunidad para optimizar procesos y reducir costes. Entre sus principales ventajas:
Ahorro de tiempo y papel.
Mayor control de pagos y cobros.
Seguridad y trazabilidad garantizadas.
Mejor relación con clientes y proveedores.
Integración con sistemas de contabilidad y facturación automatizados.
Además, con herramientas como FinanEDI, puedes cumplir con la normativa sin complicaciones, emitir facturas electrónicas firmadas y conservar todos los documentos en la nube de forma segura.
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Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio firmar digitalmente una factura electrónica?
Sí, en la mayoría de los casos es obligatorio o altamente recomendable para garantizar autenticidad e integridad.
¿Puedo emitir facturas electrónicas en PDF?
Sí, pero solo serán válidas si cumplen los requisitos de firma digital y conservación. Sin embargo, la Ley Crea y Crece exigirá formatos estructurados como Facturae.
¿Qué ocurre si no emito factura electrónica cuando es obligatorio?
Podrías enfrentarte a sanciones administrativas y fiscales, además de que la factura podría considerarse inválida.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas electrónicas?
Un mínimo de 4 años, aunque en algunos casos (por ejemplo, bienes de inversión) puede ser más tiempo.
¿FinanEDI cumple con la normativa de factura electrónica?
Sí. FinanEDI genera facturas electrónicas compatibles con la Ley Crea y Crece, firmadas digitalmente y listas para enviar a clientes o a la Administración.
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