¿Qué es la trazabilidad en facturación y por qué es clave con Verifactu?

Con la entrada en vigor del sistema Verifactu, las empresas y autónomos deben enfrentarse a un nuevo concepto que adquiere cada vez más importancia: la trazabilidad en la facturación. Ya no basta con emitir una factura válida; ahora es necesario garantizar que el proceso de generación, almacenamiento y comunicación de esa factura sea transparente, seguro y verificable.

¿Qué entendemos por trazabilidad en facturación?

La trazabilidad hace referencia a la capacidad de seguir el rastro completo de una factura, desde su origen (la emisión) hasta su almacenamiento y, si aplica, su envío a la Administración. Es decir, poder reconstruir en cualquier momento cuándo, cómo, por quién y con qué software se generó una factura y qué modificaciones ha sufrido.

Esto incluye:

El momento exacto de creación y emisión.
El dispositivo o sistema desde el que se emitió.
Las personas o usuarios que intervinieron en su generación o edición.
El número de serie y la correlación con otras facturas.
La forma de almacenamiento y custodia del documento.
Las transmisiones posteriores a terceros o a la Agencia Tributaria.

En definitiva, una factura trazable es una factura que deja huella en todo su ciclo de vida.

¿Por qué es importante ahora?

La Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, introduce la obligación de que todos los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Con la llegada de Verifactu, el enfoque se endurece: los sistemas deberán ofrecer la opción de enviar en tiempo real los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Esto implica que cada factura debe poder ser auditada de principio a fin, sin lagunas ni posibilidad de manipulación.

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Trazabilidad e integridad: dos conceptos inseparables

Aunque a menudo se confunden, trazabilidad e integridad no son lo mismo:

La integridad se refiere a que los datos de la factura no han sido alterados desde su creación.
La trazabilidad permite demostrar cómo se creó la factura y garantiza que cualquier modificación es visible y justificable.

Ambas son esenciales en el nuevo entorno legal. Un sistema que asegura trazabilidad debe registrar todos los eventos relevantes, como:

Creación de la factura
Envío o impresión
Edición posterior (con motivo y usuario que la hizo)
Generación de rectificativas
Envío a la AEAT (si se activa Verifactu)

¿Cómo se garantiza la trazabilidad con Verifactu?

El modelo Verifactu exige que el software de facturación pueda generar y conservar un registro seguro de eventos, también conocido como «huella digital» del proceso.

Entre los mecanismos que deben incorporar los programas compatibles están:

1. Registro de eventos (log)

Todo software debe registrar internamente cada acción sobre una factura: creación, modificación, anulación, rectificación o exportación.

2. Firma de los registros

Los sistemas deben generar un hash o firma digital encadenada, que asegure que los registros no se han modificado sin dejar rastro.

3. Numeración correlativa

La trazabilidad exige que la numeración sea continua y sin saltos. Cualquier cambio de serie debe estar documentado.

4. Exportación estándar de datos

El formato XML de Verifactu debe poder ser generado automáticamente para el envío a Hacienda. Estos datos deben coincidir con la factura almacenada.

¿Qué beneficios aporta la trazabilidad para empresas y autónomos?

Aunque pueda parecer una obligación compleja, contar con trazabilidad real en tu facturación también tiene múltiples ventajas:

Mayor control interno: Puedes detectar errores o fraudes internos rápidamente.
Cumplimiento normativo asegurado: Te anticipas a futuras inspecciones o requerimientos.
Ahorro de tiempo y costes: Reduces el riesgo de sanciones y evitas tener que rehacer procesos.
Transparencia frente a clientes o proveedores: Refuerza tu imagen de empresa profesional y seria.
Preparación para el futuro: Estás listo para Verifactu y para la factura electrónica obligatoria B2B a partir de 2026.

¿Qué debe ofrecer un software de facturación para cumplir con la trazabilidad?

No todos los programas de facturación garantizan una trazabilidad real. A la hora de elegir uno, asegúrate de que incluya:

Registro automático de eventos y usuarios.
Firma digital o hash para garantizar la integridad.
Generación de logs exportables.
Historial de cambios por factura.
Preparación para enviar registros a la AEAT (Verifactu).
Almacenamiento seguro y con copias de seguridad.

FinanEDI ya está adaptado a las nuevas exigencias de trazabilidad y cumple con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria. Además, permite almacenar todas tus facturas en la nube de forma segura y transparente.

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La trazabilidad en facturación no es solo una medida técnica, sino una garantía de confianza, cumplimiento y profesionalidad. En un contexto donde la lucha contra el fraude fiscal se intensifica, y donde la digitalización se impone, tener un sistema trazable ya no es una opción: es una necesidad.

Adelantarse a la normativa y adoptar herramientas como FinanEDI no solo te evita problemas futuros, sino que te posiciona como una empresa moderna, eficiente y preparada para competir en la nueva era digital.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatoria la trazabilidad en las facturas electrónicas?

Sí. Desde la Ley 11/2021, todo software de facturación debe garantizar la trazabilidad, junto con la integridad y conservación de los registros.

¿Qué pasa si modifico una factura después de emitirla?

No puedes modificar una factura emitida sin dejar rastro. Cualquier cambio debe registrarse y, en muchos casos, requerirá emitir una factura rectificativa.

¿La trazabilidad solo aplica a las facturas electrónicas?

No. También afecta a las facturas en papel o en PDF si se generan desde un software. Lo importante es que el proceso de emisión sea trazable, sin importar el formato final.

¿Puedo usar una hoja de Excel para facturar y cumplir con la trazabilidad?

No. Las hojas de cálculo no garantizan ni trazabilidad ni integridad. Necesitas un software homologado o adaptado que cumpla con la normativa vigente.

¿Cómo saber si mi software de facturación cumple con la trazabilidad y Verifactu?

Debe incluir registros de auditoría, control de cambios, numeración correlativa y, preferiblemente, estar preparado para el envío automático de registros a la AEAT. Consulta con tu proveedor o considera pasarte a una solución como FinanEDI.