Llevar la contabilidad al día no es solo una cuestión de orden: también puede marcar la diferencia entre pagar más o menos impuestos.
Saber qué gastos son deducibles para autónomos y empresas es clave para optimizar la carga fiscal y evitar errores ante Hacienda.
Sin embargo, la normativa no siempre es clara, y muchos profesionales acaban sin aplicar deducciones a las que tienen derecho… o incluyendo gastos que no lo son, con el riesgo de una sanción.
Qué es un gasto deducible
Un gasto deducible es aquel que puede restarse de los ingresos brutos para calcular el beneficio neto de una actividad económica, reduciendo así la base imponible sobre la que se aplican los impuestos.
En otras palabras, son costes necesarios para el desarrollo de tu actividad profesional o empresarial.
Según la Agencia Tributaria, un gasto será deducible si cumple tres requisitos fundamentales:
Vinculación con la actividad económica.
Debe estar relacionado directamente con tu negocio o profesión.Justificación documental.
Debes disponer de la factura completa (no ticket) emitida a tu nombre, con todos los datos fiscales correctos.Registro contable.
Tiene que estar correctamente anotado en tus libros de contabilidad o en el registro de gastos correspondiente.
👉 Por ejemplo: la compra de material de oficina o el alquiler del local donde desarrollas tu trabajo son gastos deducibles, siempre que estén vinculados a tu actividad y documentados.
Principales gastos deducibles para autónomos y empresas
A continuación te detallamos los principales grupos de gastos deducibles más habituales según la normativa fiscal española.
🏢 Gastos de local o despacho
Si trabajas en un local alquilado o en una oficina, puedes deducir:
Alquiler del inmueble.
Suministros (agua, luz, gas, teléfono, internet).
Reparaciones, limpieza y mantenimiento.
Impuestos y tasas asociados (IBI, basuras, comunidad).
📄 Importante: si trabajas desde casa, solo podrás deducir una parte proporcional de estos gastos, calculada en función de los metros cuadrados afectos a la actividad.
💻 Gastos de material, equipos y suministros
Todo lo relacionado con el funcionamiento diario del negocio:
Equipos informáticos, impresoras, software y licencias.
Material de oficina (papel, bolígrafos, carpetas…).
Productos de limpieza o mantenimiento del lugar de trabajo.
Consumibles (tinta, papel, cables, pilas…).
En el caso de los equipos o herramientas de valor elevado, se aplican amortizaciones anuales según su vida útil.
🚗 Gastos de transporte y vehículo
Este apartado es uno de los más vigilados por Hacienda. Son deducibles los gastos de desplazamiento estrictamente profesionales, como:
Kilometraje, peajes y parkings en viajes laborales.
Mantenimiento, combustible o seguro del vehículo si se utiliza exclusivamente para la actividad.
En el caso de los autónomos, solo es posible deducir el 50 % del IVA del vehículo, salvo que se demuestre que se usa al 100 % para la actividad (por ejemplo, taxis, repartidores o agentes comerciales).
📞 Gastos de telefonía, internet y tecnología
Los servicios de telefonía e internet son deducibles cuando se utilizan en la actividad profesional.
Si compartes línea con tu uso personal, podrás deducir únicamente la parte proporcional atribuida al trabajo.
También puedes deducir gastos de:
Dominios web y hosting.
Suscripciones a plataformas o aplicaciones empresariales (por ejemplo, software de facturación).
Equipos móviles, routers o dispositivos vinculados a la actividad.
✈️ Dietas y viajes profesionales
Los gastos de viaje, alojamiento y manutención pueden deducirse si cumplen estas condiciones:
Son necesarios para realizar la actividad.
Están fuera del municipio habitual de trabajo.
Están pagados con tarjeta (no en efectivo).
Cuentan con factura completa a nombre del autónomo o empresa.
👔 Gastos de personal y seguridad social
Para las empresas o autónomos con empleados, son deducibles:
Sueldos y salarios.
Cotizaciones a la Seguridad Social.
Pagas extraordinarias y retribuciones en especie.
Seguros sociales y de accidentes.
Gastos de formación y prevención de riesgos laborales.
También se incluyen las retribuciones al propio autónomo colaborador (cónyuge o familiares que trabajen en la actividad).
🧾 Servicios profesionales externos
Son deducibles los servicios prestados por terceros relacionados con tu negocio:
Gestorías, asesorías o abogados.
Consultorías, auditorías o servicios de marketing.
Mantenimiento informático, diseño web o formación.
Todos estos gastos deben contar con factura con IVA emitida al nombre fiscal de la empresa o autónomo.
🏦 Gastos financieros y bancarios
Hacienda también permite deducir los gastos vinculados a la financiación o gestión bancaria del negocio:
Intereses de préstamos o créditos para la actividad.
Comisiones por mantenimiento de cuentas o TPV.
Gastos por descuento de pagarés o factoring.
Costes de operaciones internacionales o transferencias.
Estos gastos deben reflejarse en la contabilidad y estar asociados directamente a la actividad profesional.
📢 Publicidad y promoción
Todo lo que contribuya a dar a conocer tu negocio o atraer clientes es deducible:
Campañas de marketing digital o redes sociales.
Diseño de logotipos, carteles o folletos.
Publicidad online (Google Ads, Meta Ads, etc.).
Patrocinios o eventos promocionales.
🧮 Otros gastos deducibles habituales
Seguros (de responsabilidad civil, local, salud del autónomo).
Cuotas de colegios profesionales o asociaciones empresariales.
Gastos por suscripción a revistas o plataformas profesionales.
Tributos no estatales (tasas municipales o autonómicas).
Amortización de inmovilizado y bienes de inversión.
Gastos no deducibles: los errores más comunes
Tan importante como conocer lo que sí puedes deducir es saber qué no se considera deducible.
Entre los errores más frecuentes:
Gastos personales o familiares (ropa, ocio, alimentación).
Regalos o donaciones sin relación directa con la actividad.
Multas, sanciones o recargos de Hacienda o Seguridad Social.
Pagos en efectivo no justificados.
Facturas sin los datos fiscales obligatorios.
👉 Recuerda: sin factura con tus datos y NIF, un gasto no será deducible aunque esté vinculado a la actividad.
Cómo gestionar los gastos deducibles de forma sencilla
La forma más eficaz de controlar los gastos deducibles es digitalizar la contabilidad.
Con herramientas como FinanEDI, puedes:
Subir facturas y tickets directamente al sistema.
Automatizar la categorización de gastos.
Generar los libros contables exigidos por Hacienda.
Evitar errores al presentar el IVA o el IRPF.
Herramientas para impulsar
tu negocio
FinanEDI es la solución en la nube gratuita que permite automatizar y optimizar los procesos financieros, contables y administrativos de tu negocio.
Conocer y aplicar correctamente los gastos deducibles te permite pagar solo lo justo, mejorar la rentabilidad y mantener una gestión financiera saludable.
Cada euro bien registrado cuenta, y con las herramientas adecuadas puedes llevar el control contable y fiscal de tu negocio sin complicaciones.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir gastos sin factura?
No. Para que un gasto sea deducible, debe estar respaldado por una factura completa con tus datos fiscales.
¿Cuántos años hay que conservar las facturas de gastos?
Un mínimo de 4 años, según el plazo de prescripción establecido por la Agencia Tributaria.
¿Puedo deducir gastos si trabajo desde casa?
Sí, pero solo de forma proporcional a la superficie del hogar afectada por la actividad (por ejemplo, un 20 % de suministros).
¿Qué pasa si incluyo un gasto no deducible?
Hacienda puede rechazarlo en una inspección y exigirte el pago del impuesto correspondiente, además de sanciones.
¿FinanEDI permite controlar los gastos deducibles?
Sí. FinanEDI te ayuda a registrar y clasificar automáticamente tus gastos, generar informes contables y cumplir con la normativa fiscal.
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