Qué hacer si tu software no es compatible con VeriFactu

Qué hacer si tu software de facturación no es compatible con VeriFactu

La llegada de VeriFactu ha supuesto un cambio profundo en la forma en la que autónomos y pymes deben gestionar su facturación. Desde su entrada en vigor, muchas empresas se han encontrado con una dificultad importante: su software de facturación no es compatible con el sistema de la Agencia Tributaria.

Si este es tu caso, no te preocupes. En este artículo te explicamos qué implica esta incompatibilidad, qué alternativas tienes, y cómo adaptarte sin comprometer la operativa de tu negocio.

¿Qué es VeriFactu y por qué es tan importante?

VeriFactu es una iniciativa de la Agencia Tributaria incluida en el nuevo reglamento de sistemas de facturación. Su objetivo principal es combatir el fraude fiscal garantizando la integridad, conservación y trazabilidad de las facturas emitidas por las empresas.

Los sistemas compatibles con VeriFactu permiten enviar automáticamente los registros de facturación a Hacienda, de forma prácticamente inmediata, cumpliendo con requisitos técnicos específicos:

Generación de un código QR y huella digital.
Envío del registro de cada factura en tiempo real (o casi).
Inalterabilidad de los datos una vez emitida la factura.

La ley exige que todos los programas de facturación sean compatibles con estos requisitos, y aunque aún hay margen hasta la plena aplicación obligatoria, el cambio es inminente.

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¿Qué pasa si tu software no es compatible con VeriFactu?

Si estás utilizando un software que no puede generar facturas con el formato exigido por VeriFactu ni enviarlas a la Agencia Tributaria, te expones a varios riesgos:

Multas por incumplimiento normativo cuando el uso de sistemas VeriFactu sea obligatorio.
Retrasos en la digitalización de tu negocio, perdiendo ventajas competitivas frente a empresas más ágiles.
Incompatibilidades futuras con clientes o proveedores que exijan comprobantes válidos según la nueva normativa.

Lo más importante: no puedes quedarte como estás. Es necesario tomar medidas cuanto antes.

Cómo saber si tu software es compatible con VeriFactu

Antes de tomar decisiones, lo primero es verificar si tu sistema actual ya cumple o puede adaptarse a VeriFactu. Para ello:

Consulta con tu proveedor de software. Pregunta directamente si están homologados o en proceso de serlo.
Revisa el listado de programas registrados en la AEAT. Hacienda publica periódicamente una lista de sistemas que cumplen los requisitos.
Busca características clave: generación de huella digital, firma de facturas, código QR, envío automático a la AEAT, entre otras.

⚠️ Importante: Algunos programas dicen ser “compatibles”, pero no están homologados. Asegúrate de que cumplen realmente con los estándares del reglamento técnico.

Opciones si tu software no es compatible con VeriFactu

Si tu programa no se adapta, estas son las alternativas que tienes:

1. Cambiar a un software que sí lo sea

La opción más directa es sustituir tu herramienta actual por un programa que ya esté homologado o preparado para enviar facturas a través de VeriFactu.

Ventajas

Cumples con la normativa desde ya.
Obtienes herramientas más modernas, con mejor soporte y actualizaciones.
Suelen incluir funciones extra: contabilidad, conciliación bancaria, gestión de cobros, etc.

🚀 Ejemplo: FinanEDI es una herramienta de facturación y contabilidad gratuita que ya está preparada para adaptarse a VeriFactu, lo que la convierte en una alternativa segura y práctica para pymes y autónomos.

2. Utilizar un conector o módulo adicional

En algunos casos, tu software puede no ser compatible directamente, pero existen integraciones o conectores que permiten emitir facturas válidas y enviarlas al sistema de la AEAT.

Estos módulos pueden ser desarrollos de terceros o plugins compatibles con tu herramienta.

Inconvenientes:

Requiere configuración técnica.
No siempre es una solución gratuita.
Puede generar fricciones si el software base no está bien diseñado.

3. Contratar servicios externos para emisión de facturas

Algunas asesorías o empresas tecnológicas ofrecen servicios de emisión de facturas en tu nombre a través de sistemas homologados. Es decir, tú les das los datos y ellos se encargan de emitir y reportar las facturas correctamente.

Contras:

Dependencia de terceros.
Coste recurrente si se usa con frecuencia.

4. Esperar a que tu proveedor se actualice (con condiciones)

Si estás satisfecho con tu software actual y el proveedor te ha confirmado que están trabajando en la adaptación a VeriFactu, puedes esperar siempre que exista una garantía firme y no quede mucho tiempo para el cambio obligatorio. Eso sí:

Exige una fecha estimada de actualización.
Asegúrate de que se incluirán todos los requisitos técnicos.

Consejos para una transición segura

No esperes a última hora. Aunque aún no sea obligatorio, implementar el cambio con tiempo te da margen para adaptarte sin urgencias.
Forma a tu equipo. Si tienes empleados, asegúrate de que entienden cómo usar el nuevo sistema.
Haz pruebas. Antes de hacer el cambio definitivo, genera facturas de prueba para comprobar que todo funciona correctamente.
Aprovecha para digitalizar otros procesos. Muchos programas compatibles con VeriFactu también te permiten llevar la contabilidad, automatizar impuestos o controlar pagos y cobros.

¿Y si no haces nada?

Ignorar la obligación de utilizar un sistema compatible con VeriFactu no es una opción viable a medio plazo. La ley prevé sanciones para quienes usen sistemas de facturación alterables o que no reporten los datos a Hacienda conforme a los requisitos.

Además, corres el riesgo de quedar fuera de juego frente a tus competidores o de generar desconfianza con tus clientes.

Herramientas para impulsar
tu negocio

FinanEDI es la solución en la nube gratuita que permite automatizar y optimizar los procesos financieros, contables y administrativos de tu negocio.

Si tu software no es compatible con VeriFactu, no estás solo. Muchos autónomos y pequeñas empresas se encuentran en esta situación. Pero lo importante es actuar ya: evaluar tus opciones, buscar una herramienta adecuada (como FinanEDI), y prepararte con tiempo para cumplir con la normativa.

Adaptarte a VeriFactu no solo es una obligación, sino una oportunidad para modernizar tu facturación y llevar un mayor control sobre tu negocio.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si sigo usando un software no compatible cuando VeriFactu sea obligatorio?

Te expones a sanciones por parte de la Agencia Tributaria y a que tus facturas no se consideren válidas fiscalmente. Además, podrías tener problemas con clientes o proveedores que exijan facturas conformes a la normativa.

¿Puedo seguir usando mi software actual si complemento con otro compatible con VeriFactu?

Sí, es posible si el segundo software cumple con la normativa y puedes emitir desde él las facturas que deban registrarse en la AEAT. Lo importante es que todas las facturas cumplan con los requisitos técnicos.

¿Hay programas gratuitos compatibles con VeriFactu?

Sí. Algunos programas, como FinanEDI, ofrecen soluciones gratuitas para autónomos y pymes que permiten adaptarse a la nueva normativa sin coste.

¿Cómo sé si un software está homologado por Hacienda para VeriFactu?

Debes consultar el listado oficial publicado por la Agencia Tributaria o preguntar directamente al proveedor. Asegúrate de que el sistema cumple con la normativa técnica del Reglamento de Facturación.

¿Cuándo será obligatoria la facturación con sistemas compatibles con VeriFactu?

La entrada en vigor definitiva dependerá del calendario oficial, pero está previsto que en 2025-2026 se aplique de forma general a empresas y autónomos. Cuanto antes te adaptes, mejor preparado estarás.