La factura electrónica ya no es una opción, sino una obligación para la mayoría de las empresas y autónomos en España. Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece y la normativa VeriFactu, el incumplimiento de esta obligación puede conllevar sanciones económicas importantes.
1. Contexto legal: la obligatoriedad de la factura electrónica
La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, tiene como objetivo reducir la morosidad y digitalizar las relaciones empresariales. Una de sus medidas más destacadas es la obligación de emitir facturas electrónicas en las operaciones entre empresas y autónomos.
Todas las empresas y autónomos deberán emitir facturas electrónicas en sus transacciones B2B (entre profesionales y empresas).
Las empresas que facturan a la Administración Pública ya estaban obligadas desde 2015.
El calendario de aplicación será progresivo:
Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: obligación desde 2025.
Resto de empresas y autónomos: desde 2026.
2. Qué ocurre si no se cumple la obligación de emitir factura electrónica
No emitir una factura electrónica cuando la ley lo exige puede considerarse una infracción administrativa. Las sanciones varían según el tipo de incumplimiento y la gravedad del caso, pero en general, se contemplan tres situaciones principales:
No emitir una factura cuando se está obligado
Emitir facturas en papel, o simplemente no emitirlas, puede considerarse una infracción tributaria leve o grave, dependiendo del impacto y la intención.
⚠️ Sanción: multas de 150 a 10.000 euros, según el número de operaciones y su cuantía.
Emitir facturas que no cumplen los requisitos legales
Si se emiten facturas electrónicas con errores o sin los datos exigidos por la normativa (como el identificador único o el formato estructurado), también puede acarrear sanciones.
⚠️ Sanción: desde 75 hasta 10.000 euros, dependiendo de la gravedad y del perjuicio causado.
Obstaculizar el envío o recepción de facturas electrónicas
Según el artículo 201 del Reglamento de Facturación, negarse a recibir facturas electrónicas o poner trabas al acceso del cliente también es sancionable.
⚠️ Sanción: multas de hasta 10.000 euros por impedir el derecho de acceso.
3. Qué debe contener una factura electrónica válida
Para evitar sanciones, es fundamental que tus facturas cumplan con todos los requisitos legales. Según la normativa vigente, una factura electrónica debe incluir:
Número y serie de factura.
Fecha de emisión.
Datos fiscales del emisor y del cliente (nombre, NIF y dirección).
Descripción detallada de los bienes o servicios.
Tipo impositivo y cuota de IVA.
Base imponible y total de la factura.
Firma electrónica o identificación autenticada del emisor.
Formato estructurado compatible (como Facturae, XML o PDF con metadatos).
Además, debe garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad del documento durante al menos cuatro años, según la Agencia Tributaria.
4. El papel de VeriFactu en la factura electrónica
El sistema VeriFactu será clave para garantizar que todas las facturas emitidas se registren correctamente ante Hacienda. Este sistema permitirá:
Enviar las facturas en tiempo real a la AEAT.
Evitar manipulaciones posteriores.
Facilitar la trazabilidad y control de ingresos.
No usar un software adaptado a VeriFactu también puede considerarse una infracción si impide cumplir con la normativa, con sanciones de hasta 50.000 euros para los desarrolladores o usuarios reincidentes.
📄 Artículo relacionado: ¿Quién está obligado a usar VeriFactu?
5. Cómo evitar sanciones: consejos prácticos
Usa un programa de facturación homologado, como FinanEDI, que cumpla con los requisitos legales y técnicos de la AEAT.
Emite siempre facturas electrónicas cuando trabajes con otras empresas o autónomos.
Conserva tus facturas durante al menos 4 años y asegúrate de poder recuperarlas fácilmente.
Verifica que tus clientes puedan recibir facturas electrónicas y no las rechacen.
Mantente actualizado sobre los plazos de implantación y las novedades del sistema VeriFactu.
6. Qué hacer si ya has cometido un incumplimiento
Si has emitido facturas incorrectas o no electrónicas, es importante corregirlas cuanto antes:
Emite facturas rectificativas con el formato y datos adecuados.
Notifica a la AEAT si has detectado errores en tus registros.
Adopta un sistema de facturación electrónica lo antes posible para evitar reincidencias.
En muchos casos, si el empresario demuestra voluntad de subsanar el error, la administración puede reducir la sanción o incluso eximirla.
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Las sanciones por no emitir factura electrónica pueden ser costosas y perjudiciales para la reputación de tu negocio. Pero con la herramienta adecuada, cumplir con la normativa es sencillo.
La transición hacia la factura electrónica no solo es una obligación legal, sino una oportunidad para mejorar la eficiencia y el control financiero de tu empresa. Con FinanEDI, puedes emitir y gestionar tus facturas electrónicas de forma segura, cumpliendo con VeriFactu y la Ley Crea y Crece, sin complicaciones.
Preguntas frecuentes
¿Ya es obligatorio emitir factura electrónica para todos los autónomos?
No todavía. La obligación se aplicará progresivamente entre 2025 y 2026, dependiendo del tamaño de la empresa.
¿Puedo seguir emitiendo facturas en PDF?
Solo si el PDF cumple con los requisitos técnicos del formato electrónico (por ejemplo, con metadatos estructurados). De lo contrario, no es válido.
¿Qué pasa si mi cliente no acepta facturas electrónicas?
La ley obliga a las empresas a aceptarlas, por lo que negarse podría acarrear sanciones.
¿Cómo saber si mi software cumple con VeriFactu?
Debe estar adaptado a los requisitos técnicos publicados por la AEAT y permitir la comunicación automática con la Agencia Tributaria.
¿FinanEDI cumple con la normativa de factura electrónica?
Sí. FinanEDI permite emitir, enviar y conservar facturas electrónicas de acuerdo con la normativa vigente y el sistema VeriFactu.
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