El fin de borrar facturas: Adaptándose a la nueva normativa

¿Quién no ha pensado alguna vez eso de «ups, la he liado con esta factura, ¿la borro y nadie se entera?» O, incluso, ¿Cuántos no habréis escuchado la frase en SAGE puedo borrar facturas sin problema? Pues… tengo noticias para vosotros: esa época de «borrón y cuenta nueva» en la facturación tiene los días contados.

La introducción de la Ley Antifraude y el desarrollo de la Ley Crea y Crece junto al reglamento Verifactu, marcan un antes y un después.

¿Por qué ya no se pueden borrar facturas?

La Ley Antifraude (Ley 11/2021): Introducción de medidas para combatir el fraude fiscal, prohibiendo el software de doble uso que permitía la manipulación de registros contables.

Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y el Reglamento Verifactu: El siguiente paso. La obligatoriedad de la factura electrónica para ciertas transacciones y la exigencia de sistemas de facturación que garanticen la inalterabilidad, integridad, legibilidad, trazabilidad e inviolabilidad de los registros de facturación.

🎯 Objetivo principal: Aumentar el control fiscal, reducir la economía sumergida y garantizar la trazabilidad de las operaciones comerciales.

¿Qué se entiende por "borrar" una factura?

Anular o eliminar por completo una factura del sistema contable sin dejar rastro de su emisión.

Razones comunes para "borrar" facturas:

Errores en la emisión (datos incorrectos, importe erróneo).
Operaciones que finalmente no se concretan.
Prácticas fraudulentas para evadir impuestos.

Consecuencias de borrar una factura en el pasado: Pérdida de trazabilidad, descuadre en la contabilidad y riesgos fiscales si no se corregía adecuadamente.

Las alternativas a "borrar" una factura en el nuevo marco legal

Con la nueva normativa, la eliminación física de una factura emitida es inviable. Sin embargo, existen mecanismos legales y correctos para gestionar situaciones que antes llevaban al borrado:

1. Facturas rectificativas

Una factura rectificativa es un documento mercantil esencial en el ámbito empresarial, cuya función principal es la corrección de errores u omisiones en facturas que ya han sido emitidas. Su uso es obligatorio y está regulado por la normativa fiscal para garantizar la veracidad y la integridad de la información contable.

¿Cuándo utilizarlas?

Las situaciones que obligan a emitir una factura rectificativa son variadas y suelen estar relacionadas con la necesidad de subsanar inexactitudes. Algunas de las circunstancias más comunes incluyen:

Errores en los datos del cliente: Esto puede abarcar desde un nombre o razón social incorrectos hasta un NIF/CIF o dirección erróneos.
Errores en los importes: Si se facturó una cantidad diferente a la acordada, ya sea por exceso o por defecto, se debe emitir una rectificativa para ajustar el total.
Tipo impositivo incorrecto: Si se aplicó un tipo de IVA erróneo (por ejemplo, el 10% en lugar del 21%), es indispensable corregirlo con una factura rectificativa.
Errores en la descripción de los productos o servicios: Si la descripción de lo facturado no coincide con la realidad de la operación, se debe ajustar.
Omisión de datos obligatorios: Si la factura original carece de alguno de los elementos exigidos por la legislación (como la fecha de expedición, el número de factura o los datos fiscales del emisor y receptor).
Recuperación de impagados en ciertos casos: En situaciones específicas de créditos incobrables, se puede emitir una factura rectificativa para recuperar el IVA soportado.

Proceso: Se emite una nueva factura que hace referencia a la original, indicando la corrección. Ambas facturas quedan registradas.

📄 Artículo relacionado: Factura Rectificativa: Qué es, cuándo usarla y cómo emitirla

2. Facturas de abono/notas de crédito

Las facturas de abono, también conocidas como notas de crédito, son documentos contables que se utilizan para anular o modificar total o parcialmente una operación comercial que ya ha sido facturada. A diferencia de las facturas rectificativas, que corrigen errores, las facturas de abono responden a cambios en la operación comercial en sí.

¿Cuándo utilizarlas?

El uso de facturas de abono es necesario en situaciones donde la transacción original cambia después de la emisión de la factura. Las circunstancias más habituales son:

Devoluciones de mercancías: Cuando un cliente devuelve productos, ya sea por defectos, por no cumplir con sus expectativas o por cualquier otra razón, se emite una factura de abono para reflejar la reducción del importe adeudado.
Descuentos posteriores a la venta: Si se concede un descuento a un cliente después de que la factura inicial haya sido emitida (por ejemplo, por volumen de compra, por pronto pago o por una negociación posterior), la nota de crédito ajusta el valor de la operación.
Errores en la entrega o suministro: Si se ha facturado una cantidad de producto superior a la entregada o si el servicio prestado es inferior al facturado inicialmente.
Anulación total de una operación: En casos excepcionales donde una operación completa se cancela después de la facturación, la factura de abono se utiliza para anular el valor de la factura original.
Bonificaciones o rappels: Cuando se otorgan bonificaciones a los clientes por alcanzar ciertos volúmenes de compra o por fidelidad.

Proceso: Se emite una factura con importe negativo que anula o reduce el valor de la factura original. La factura original permanece, pero su efecto económico se compensa.

⚠️ La importancia del rastro documental: Todos los documentos (factura original, rectificativa, abono) deben quedar registrados y ser accesibles para las autoridades fiscales.

Sistemas de facturación inalterables: La columna vertebral de la nueva normativa

Todos los programas informáticos y sistemas electrónicos que soporten los procesos de facturación deberán garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros.

Características clave de un sistema Verifactu

Inviolabilidad: Imposibilidad de manipulación o alteración de los registros.
Trazabilidad: Capacidad de seguir el rastro de cada factura desde su emisión hasta su gestión final.
Integridad: Garantía de que la información no ha sido modificada.
Legibilidad: Acceso a los datos en un formato comprensible.
Conservación: Almacenamiento seguro de las facturas por el período legalmente establecido.

📄 Artículo relacionado: Programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria

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La prohibición de borrar facturas emitidas es un paso decisivo hacia una fiscalidad más transparente y justa. Adaptarse a esta nueva realidad no solo es una obligación legal, sino una oportunidad para optimizar tus procesos de facturación y fortalecer la confianza en tus operaciones comerciales. Con un sistema como FinanEDI, no solo cumplirás con la ley, sino que lo harás de forma eficiente y segura, garantizando la integridad de tu contabilidad y la tranquilidad de tu negocio.

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede si ya he borrado facturas en el pasado antes de esta ley?

La nueva normativa se aplica a partir de su entrada en vigor. Las prácticas pasadas, aunque irregulares, se regirán por la ley vigente en ese momento. Sin embargo, es recomendable regularizar cualquier situación pendiente que pueda generar problemas en el futuro y asegurar que tu sistema actual cumple con los requisitos de inalterabilidad para las nuevas facturas.

¿Puedo seguir usando mi programa de facturación habitual?

Solo si tu programa de facturación se ha adaptado a la nueva normativa y cumple con los requisitos de inalterabilidad, integridad, trazabilidad, legibilidad e inviolabilidad. Es crucial que contactes con tu proveedor de software para confirmar que su sistema es «Verifactu» o equivalente.

Si me equivoco al emitir una factura, ¿cuál es el procedimiento correcto?

Si el error es en los datos de la factura (importe, NIF, domicilio, etc.), debes emitir una factura rectificativa. Si la operación no se va a realizar o hay una devolución, debes emitir una factura de abono (o nota de crédito). En ambos casos, la factura original y la rectificativa/abono quedarán registradas, garantizando la trazabilidad.

¿Qué sanciones puedo enfrentar si no cumplo con esta nueva ley?

Las sanciones por incumplimiento de la Ley Antifraude y el Reglamento Verifactu son significativas. Pueden ir desde multas económicas elevadas por la manipulación de registros o la falta de un sistema adecuado, hasta la imposibilidad de aplicar determinadas deducciones o la apertura de inspecciones fiscales. Es fundamental que el sistema de facturación cumpla con todos los requisitos para evitar problemas.

¿La obligatoriedad de la factura electrónica afecta también a la prohibición de borrar facturas?

Sí, están estrechamente relacionadas. La obligatoriedad de la factura electrónica para ciertas transacciones (Ley Crea y Crece) refuerza la necesidad de sistemas inalterables. Una factura electrónica, por su propia naturaleza y los sistemas de validación asociados, garantiza un mayor nivel de inalterabilidad y trazabilidad que la factura en papel o un PDF sin control de integridad. Los sistemas que generen facturas electrónicas también deberán cumplir con los requisitos Verifactu.