En una revisión semanal: sigue este orden: facturación emitida, vencimientos, cobros bancarios y gastos. Si debes decidir hoy si puedes pagar algo, invierte el orden y empieza por banco, cobros previstos y pagos próximos.
La cifra correcta depende de la pregunta. Facturar mide actividad comercial; cobrar confirma entrada de dinero; revisar gastos explica qué parte queda disponible.
1. Empieza por la facturación emitida
La facturación muestra la actividad comercial que ya se ha convertido en un documento exigible. Compara el periodo actual con tu objetivo y con periodos anteriores, pero no te quedes en el total.
- Qué clientes concentran la facturación.
- Qué facturas tienen vencimientos próximos.
- Qué documentos están pendientes de enviar o corregir.
- Qué ventas todavía siguen como presupuesto o pedido.
Una cifra alta puede ocultar dependencia de pocos clientes o plazos de cobro demasiado largos.
2. Revisa cobros y vencimientos
Después pregunta cuánto de lo facturado se ha cobrado. Separa las facturas todavía dentro de plazo de las vencidas y asigna una acción a cada retraso. El objetivo no es enviar recordatorios indiscriminados, sino distinguir un olvido, una incidencia documental y un problema real de pago.
FinanEDI permite relacionar facturas con vencimientos, cobros y pagos desde el mismo flujo de facturación. Así puedes pasar del total facturado al documento que necesita atención.
3. Comprueba el banco
El banco confirma lo que realmente ha ocurrido. Relaciona movimientos con facturas y pagos para detectar cobros parciales, comisiones, duplicados o importes todavía sin identificar.
La agregación bancaria dentro del ERP reúne saldos y movimientos donde ya gestionas facturas. La conciliación bancaria ayuda después a proponer relaciones con criterios revisables.
4. Analiza gastos y justificantes
Revisa los gastos cuando ya tienes claro qué se ha facturado y cobrado. Agrúpalos por naturaleza y comprueba que cada uno tenga documento, fecha y responsable. Los tickets sin justificar y las facturas recibidas fuera del sistema distorsionan cualquier comparación.
El flujo de tickets y gastos de empresa ayuda a conservar justificantes y preparar la información para contabilidad.
Ejemplo: 10.000 € facturados no son 10.000 € disponibles
Imagina que has emitido 10.000 € en facturas. El banco muestra 6.000 € cobrados, hay 2.000 € todavía dentro de plazo y otros 2.000 € vencidos. Además, tienes 3.000 € en pagos próximos.
- Actividad comercial: 10.000 € facturados.
- Caja confirmada: 6.000 € cobrados, antes de considerar otros movimientos.
- Seguimiento: 2.000 € vencidos necesitan una acción.
- Compromisos: 3.000 € de pagos deben entrar en la decisión.
El ejemplo no sustituye una previsión de tesorería, pero evita decidir usando la facturación como si ya estuviera en el banco.
Qué revisar según la decisión
- ¿Puedes asumir un pago próximo? Mira banco, cobros previstos y vencimientos.
- ¿Necesitas vender más? Mira facturación, presupuestos abiertos y concentración por cliente.
- ¿Ha bajado el margen? Compara ingresos cobrados con gastos del mismo periodo.
- ¿Por qué no coincide el banco? Revisa conciliación, cobros parciales y documentos pendientes.
Una revisión semanal de 30 minutos
- Localiza facturas nuevas y corregidas.
- Filtra vencimientos de los próximos siete días.
- Asigna acción a cada impago.
- Concilia movimientos claros y separa excepciones.
- Registra gastos con su justificante.
¿No basta con que la asesoría revise estos datos?
La asesoría aporta criterio contable y fiscal, pero tu negocio necesita información operativa antes del cierre. Tener documentos, bancos y estados conectados facilita que ambas partes trabajen con el mismo contexto y reduce las idas y vueltas.
El programa de contabilidad de FinanEDI relaciona facturas, movimientos bancarios, impuestos y apuntes sin sustituir el criterio profesional de tu asesoría.
Haz la prueba: elige una cifra de tu último cierre e intenta llegar hasta las facturas, cobros o gastos que la forman. Si no puedes hacerlo sin cruzar varias listas, ahí está el primer problema que conviene resolver.
