¿Qué debe tener un buen programa de facturación?

La facturación ya no es lo que era. Con la llegada de normativas como VeriFactu y la generalización de la factura electrónica obligatoria, elegir un buen programa de facturación se ha vuelto imprescindible para autónomos y pymes. Ya no basta con emitir facturas bonitas: ahora hay que garantizar trazabilidad, cumplimiento legal, seguridad de los datos y, además, hacerlo de forma eficiente.

Si estás valorando cambiar de herramienta o empezar a usar una, en este artículo te explicamos qué debe tener un buen programa de facturación.

1. Cumplimiento con la normativa vigente: VeriFactu y factura electrónica

Desde la aprobación del Reglamento de Facturación en 2023, y con la entrada en vigor progresiva de VeriFactu, los programas de facturación deben:

Generar facturas en formatos estructurados.
Incluir una huella digital (hash) que garantice la integridad del documento.
Firmar electrónicamente cada factura.
Permitir el envío automático a la Agencia Tributaria cuando esté activado VeriFactu.

Además, a partir de 2025, será obligatoria la factura electrónica entre empresas y autónomos, lo que exige que el programa pueda emitir, recibir y conservar facturas en formato electrónico (no PDF escaneado).

¿Tu programa lo cumple? Si no estás seguro, es momento de buscar uno que sí lo haga.

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2. Automatización de tareas contables y fiscales

Un buen software de facturación no solo emite documentos: también te ayuda a gestionar tu negocio. Estas son algunas funcionalidades imprescindibles:

Conciliación bancaria automática. Vincula tus cuentas para detectar cobros y pagos.
Avisos de facturas vencidas o pendientes de cobro.
Cálculo automático de impuestos (IVA, IRPF, retenciones).
Exportación para presentación de modelos fiscales.

Todo esto reduce errores humanos, mejora tu control financiero y ahorra tiempo en tareas repetitivas.

3. Generación de informes y control de negocio

En un entorno cada vez más competitivo, necesitas saber qué está pasando en tu empresa en tiempo real. Un buen programa de facturación te debe permitir:

Ver ingresos y gastos desglosados por mes, cliente o tipo de servicio.
Analizar la evolución del flujo de caja.
Conocer tu rentabilidad por cliente o producto.
Detectar retrasos en los pagos y clientes morosos.

Los programas más avanzados ofrecen paneles gráficos, alertas personalizadas y KPIs clave para que tomes decisiones mejor informado.

4. Facilidad de uso y soporte en la nube

En 2025, nadie debería tener que instalar software complejo en su ordenador ni depender de un único dispositivo para facturar. Las soluciones modernas deben ser:

100% en la nube (cloud), accesibles desde cualquier lugar.
Compatibles con móvil, tablet y ordenador.
Con interfaz intuitiva, sin necesidad de conocimientos contables.
Capaces de trabajar en equipo: con diferentes roles de usuario y acceso multiusuario.

La facilidad de uso es clave: un software potente pero difícil de manejar acaba siendo ineficiente.

5. Seguridad de los datos y copias de respaldo

La información financiera de tu empresa es extremadamente sensible. El programa de facturación debe garantizar:

Cifrado de datos y conexiones seguras (HTTPS).
Copias de seguridad automáticas y periódicas.
Cumplimiento con el RGPD y demás normativas europeas.
Alojamiento en servidores seguros, idealmente en Europa.

Revisa si tu proveedor detalla estas condiciones en su política de privacidad y términos de uso.

6. Soporte técnico y actualizaciones constantes

Las normativas cambian, y tu software debe adaptarse. Por eso, es esencial que cuente con:

Actualizaciones automáticas sin coste adicional.
Soporte técnico ágil y en tu idioma.
Documentación clara y materiales de ayuda.

Además, muchos usuarios valoran que el programa tenga comunidad o foros de usuarios donde compartir dudas y trucos.

7. Coste razonable… o gratuito

Por último, el precio. Existen soluciones con suscripciones mensuales, otras que cobran por funcionalidades avanzadas, y también alternativas gratuitas.

Lo importante es que el programa ofrezca una relación calidad-precio adecuada a tus necesidades. Si estás empezando, un software gratuito puede cubrir todo lo que necesitas. A medida que tu negocio crece, podrás ampliar funciones o cambiar de plan sin perder tus datos.

FinanEDI: una solución gratuita

Si buscas una opción que cumpla con todos los requisitos anteriores sin coste, FinanEDI es una excelente alternativa. Es un programa de facturación y contabilidad pensado para autónomos y pequeñas empresas, completamente gratuito y adaptado a la normativa VeriFactu.

Te permite:

Emitir y recibir facturas electrónicas.
Controlar ingresos, gastos y cobros.
Prepararte para la normativa fiscal sin complicaciones.

Todo desde la nube, con un diseño intuitivo y sin letra pequeña.

Herramientas para impulsar
tu negocio

FinanEDI es la solución en la nube gratuita que permite automatizar y optimizar los procesos financieros, contables y administrativos de tu negocio.

Un buen programa de facturación no es un lujo, sino una necesidad. Las exigencias legales, la digitalización y la necesidad de tener un mayor control del negocio hacen que elegir la herramienta adecuada marque la diferencia.

Cumplimiento normativo, automatización, seguridad, facilidad de uso y escalabilidad son los pilares que debe tener cualquier solución moderna.

Antes de seguir usando hojas de cálculo o software desactualizado, explora opciones adaptadas a tu realidad actual. Herramientas como FinanEDI te lo ponen fácil, sin costes ni complicaciones.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio usar un programa de facturación con VeriFactu?

Sí, para muchas empresas y autónomos lo será. La normativa VeriFactu será obligatoria progresivamente, por lo que conviene anticiparse y utilizar un programa que ya esté adaptado.

¿Puedo seguir usando Excel para facturar?

No es recomendable. Excel no cumple con las exigencias legales actuales como el envío a Hacienda, la generación de hash o la firma digital. Además, tiene más riesgo de errores manuales.

¿Qué ventajas tiene un software en la nube frente a uno instalado?

Un programa en la nube te permite acceder desde cualquier lugar, trabajar en equipo y mantener tus datos seguros y actualizados automáticamente sin instalaciones complejas.

¿Es seguro usar un programa gratuito de facturación?

Depende del proveedor. Herramientas como FinanEDI ofrecen un entorno seguro, cifrado y conforme al RGPD, incluso siendo gratuitas. Siempre verifica su fiabilidad antes de usarla.

¿Qué pasa si mi programa no está adaptado a la factura electrónica obligatoria?

Podrías enfrentarte a sanciones o problemas con Hacienda. Además, corres el riesgo de que tus clientes rechacen facturas que no cumplen con los requisitos legales. Lo ideal es adaptarse cuanto antes.